Cómo crear un presupuesto de construcción
Ya sea una obra nueva o una
remodelación, los proyectos de construcción tienden a ser únicos, grandes y
complejos. Lo mismo se puede simplificar desglosando el proceso en un enfoque
paso a paso. Seguir un enfoque sistemático y robusto en la creación de presupuestos
aumenta la probabilidad de variaciones menores durante la fase de ejecución.
Una de las etapas más cruciales de la fase previa a la
construcción es crear un presupuesto para el proyecto. El presupuesto del
proyecto es el motor que impulsa la financiación de tu proyecto. Es un
instrumento para controlar los costos del proyecto. Como parte de tu plan de proyecto, actúa como una línea
de base para medir su rendimiento a medida que recopila los costos reales una
vez que se ha iniciado el proyecto.
¿Por qué
necesita un presupuesto de construcción?
Un
presupuesto de construcción incluye estimaciones de proveedores, vendedores y
subcontratistas y, a su vez, ayuda a anticipar el costo total de un proyecto.
Además, analiza proyectos anteriores, que son de naturaleza similar, para
estimar el costo y la duración del nuevo proyecto.
En la
mayoría de los casos, un presupuesto de construcción determina varias cosas,
como la naturaleza y el grado de los recursos que se emplearán en el proyecto.
Afectan desde el nivel de cualificación de los recursos hasta el número de
recursos permitidos, la marca de los bienes de capital, como la maquinaria, y
también la marca y el grado del material utilizado. Un presupuesto bien
diseñado puede ayudar a gestionar los costos con eficacia, garantizando que el
proyecto se mantenga en la senda prevista y evitando que lo imprevisto lo haga
descarrilar.
¿Cuáles son los pasos
involucrados en la creación de un presupuesto para un proyecto de construcción?
Un
presupuesto inteligente está minuciosamente planificado de antemano para
permitirle tener la máxima productividad y eficiencia mientras mantiene
controlados los gastos generales. Para crear un presupuesto inteligente, sigue
los pasos que se mencionan a continuación:
Paso 1: Identificar a las partes
interesadas
El primer y
más importante paso al iniciar un ejercicio presupuestario es identificar a las
partes interesadas del proyecto. Esto ayuda al equipo a comprender qué partes
pueden contribuir a la especificación del proyecto/producto y a la aceptación
de los resultados durante la duración del proyecto. Una reunión para conocer su
implicación, influencia e impacto servirá de base para el siguiente paso, clave
para un plan de costos preciso.
Paso 2: Determinar los requisitos
del proyectos
El paso
clave para presupuestar los gastos es determinar todos los requisitos del
proyecto. Esto debe obtenerse de las partes interesadas identificadas (tanto
externas como internas). Esto incluye definir el alcance del trabajo,
identificar las especificaciones de los materiales, estimar el número y la
cualificación de la mano de obra requerida. El tipo de metodología prevista,
las expectativas de calidad y los posibles riesgos asociados. Comprender la
metodología empleada para lograr el producto final también ayuda a comprender
los desafíos y requisitos operativos junto con los costos asociados. Estudiar
proyectos similares y sus presupuestos es una excelente manera de comenzar a
desarrollar su presupuesto. En esta etapa, también es importante tener en cuenta
los permisos, autorizaciones, requisitos medioambientales o de seguridad, ya
que pueden ser necesarios en etapas futuras y pueden tener un impacto en el
costo. Hay que tener en cuenta los supuestos en los que se basa cada uno de
estos requisitos para poder actualizar la base de referencia en caso de que
cambien las circunstancias.
Paso 2: Estimar los costos
Una vez que se han determinado los requisitos del proyecto, el
siguiente paso es estimar los costos. Esto implica desglosar el proyecto en sus
diversos componentes, como materiales, mano de obra, equipo, inflación y
permisos. En esta fase, se sugiere ser lo más detallado posible al estimar los
costos, y tener un colchón para tener en cuenta cualquier contingencia o gasto
inesperado, como mejoras de diseño o materiales, fallos o averías de equipos y
herramientas, accidentes, riesgos y casos de fuerza mayor. Dependiendo de la
envergadura del proyecto, puede considerarse la posibilidad de crear un fondo
para imprevistos. Sin embargo, al atender una contingencia, uno debe ser
prudente y evitar un factor de seguridad inflado.
Paso 3: Priorizar los gastos
Después de
estimar sus costos, es importante priorizar los gastos en función de los
requisitos del proyecto y los recursos disponibles. Esto implica determinar qué
gastos son esenciales y cuáles pueden diferirse o eliminarse. Los costos del
proyecto se dividen en dos categorías comunes: costos duros y blandos. Los
costos duros abarcan la construcción física real de un edificio, la obra y el
paisaje, mientras que los costos blandos son menos evidentes porque a menudo
son invisibles. Priorizar los gastos ayuda a garantizar que el proyecto se
mantenga dentro del presupuesto y que los fondos se asignen adecuadamente.
Paso 4: Crea un cronograma
La creación
de un cronograma implica determinar el calendario del proyecto e identificar
los hitos clave. Una vez bloqueado el presupuesto, también se tiene una
idea de las secciones del proyecto necesitan más atención y tienen un costo más
elevado. Sin embargo, a lo slargo del proceso es importante tener en cuenta
cualquier dependencia o restricción, como las condiciones climáticas o los
tiempos de entrega de materiales. Este ejercicio también ayuda a tener claridad
sobre el flujo de efectivo requerido para el proyecto. El calendario debe
ajustarse a la estrategia de financiación prevista por la organización.
Paso 5: Supervisar el progreso
Junto con
la planificación, también es necesario monitorear su progreso a lo largo del
proyecto. Esto implica controlar los gastos, evaluar los avances con respecto a
los hitos e identificar cualquier problema que pueda afectar al cronograma o al
presupuesto del proyecto. Una supervisión periódica ayudará a garantizar que el
proyecto se mantiene en el buen camino y que se puedan hacer los ajustes
necesarios de manera oportuna.
